IT erfordert oft ein hohes Maß an Organisation. Wenn Sie mit mehreren Softwarelizenzen jonglieren, ist es nicht ungewöhnlich, dass eine durch die Risse fällt. Das Ergebnis dieser Aufsicht kann jedoch ein fehlgeschlagenes Microsoft Lizenz Compliance Audit sein und Folgen haben.
Glücklicherweise können Sie sich vorbereiten, indem Sie ein gut kategorisiertes System einrichten, das bereit ist, Compliance-Prüfungen zu behandeln
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Grundlagen eines Microsoft-Lizenzaudits vor. Dann geben wir Ihnen drei wichtige Tipps, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen.
Einführung in das Microsoft License Compliance Audit
Bei einem Microsoft Lizenz Compliance Audit prüft Microsoft die Softwarelizenzen Ihres Unternehmens. Es beauftragt Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ein, um sicherzustellen, dass Sie über eine aktuelle, ordnungsgemäße Registrierung für Microsoft-Produkte verfügen. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Kunden für ihre Produkte zahlen.
Wenn Sie den Nutzungsbedingungen des Unternehmens zugestimmt haben, haben Sie auch Audits zugestimmt. Dieser Routinevorgang erfolgt im Ermessen von Microsoft. Auditiert zu werden bedeutet nicht zwangsläufig, dass man unter Verdacht steht, gegen Regeln verstoßen zu haben. Es könnte nur eine zufällige Inspektion sein.
Bei diesem Prozess geht es nicht nur darum, Piraten zu fangen. Selbst gut gemeinte IT-Abteilungen können fälschlicherweise Lizenzen verfallen lassen. Die Folgen sind jedoch universell: Eine gescheiterte Prüfung kann zu Geldbußen oder möglichen gerichtlichen Klagen führen.
Daher kann Ihnen die Bereitstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation viel Ärger ersparen. Darüber hinaus können bestimmte Vorbereitungsarten, die für eine Microsoft-Lizenzprüfung relevant sind, auch dazu beitragen, dass der Rest Ihrer Abteilung reibungslos läuft.
Eine Möglichkeit, organisiert zu bleiben, ist durch einen Service Desk. Unser eigener SolarWinds® Service Desk hilft Ihnen gerne weiter:
Mit dieser Service Desk-Lösung behalten Sie den Überblick über Ihre Ressourcen und deren Softwarelizenz, während Änderungen und Updates automatisch aufgezeichnet werden.
So bereiten Sie sich auf ein Microsoft-Lizenzaudit vor (3 wichtige Tipps)
Unabhängig davon, für welche Technologie Sie sich entscheiden, finden Sie hier ein paar Tipps, die Ihnen helfen, auf unerwartete Audits vorbereitet zu sein.
1. Führen Sie eine gründliche Bestandsaufnahme der Software-Ressourcen durch
Nur sehr wenige Menschen kenne alle Lizenzen, die sie verwenden. Wenn man die IT in einem großen Unternehmen koordiniert, wächst die Herausforderung. Als solche sollten Sie vielleicht die Planung regelmäßiger, robuster Software-Inventare in Betracht ziehen.
Dieser Prozess kann eine dynamische Liste der in Ihrem Unternehmen verwendeten Software erstellen. Diese Liste kann während eines Audits nützlich sein. Sie haben ein aktuelles Hauptbuch von jedem Programm, das Sie benötigen, um Rechenschaft abzulegen. Darüber hinaus können häufige Bestandsaufnahmen zu einem tieferen Verständnis Ihrer Vermögenswerte führen.
Eine Möglichkeit, diese Informationen zu sammeln, ist das Microsoft Assessment and Planning Toolkit, ein kostenloser Download, der Kunden bei der Vorbereitung unterstützt:
Wenn Sie die Inventarisierungsfunktion von Toolkit ausführen, erhalten Sie eine Bewertung Ihrer aktuellen Software. Allerdings ist es vor allem eine Migrationshilfe. Daher kann es zwar im Notfall nützlich sein, ist aber wahrscheinlich nicht die effizienteste langfristige Lösung für die Prüfungsvorbereitung.
Wenn Sie keine regelmäßigen Inventuren planen möchten, sollten Sie diese beim Hinzufügen neuer Software durchführen. Dies kann auch die versehentliche Anschaffung redundanter Tools reduzieren. Alternativ können Sie auch einen Service Desk nutzen, um Ihre Ressourcen zu zentralisieren. Dieser Ansatz kann Ihrem Unternehmen helfen, auch für zukünftiges Wachstum gerüstet zu sein.
2. Führen Sie eine sorgfältige Aufzeichnung der Lizenzverlängerungsdaten
Dieser Tipp mag einfach klingen, aber seine Bedeutung ist schwer zu überschätzen. Einfach ausgedrückt, können Sie eine Microsoft Lizenz Compliance Audit nicht durchfallen lassen, wenn Sie Ihre Lizenz gewissenhaft erneuern. Da die Kenntnis dieser Daten der erste Schritt zur Einhaltung der Vorschriften ist, sollten Sie ein System einrichten, um Ihre Daten im Auge zu behalten.
Zugegeben, das ist in der Regel leichter gesagt als getan. IT-Profis jonglieren häufig Software von verschiedenen Anbietern. Darüber hinaus kann es für große Unternehmen mit mehreren Abteilungen schwieriger sein, den Bedarf an neuen Lizenzen untereinander zu kommunizieren. Den Überblick über alle Ihre Dokumente zu behalten, kann eine Herausforderung sein.
Es ist jedoch unerlässlich. Microsoft gibt in der Regel Warnungen aus, wenn Ihre Lizenz abgelaufen ist, aber diese sind nicht immer offensichtlich. Manchmal kann ein Mitarbeiter wenig mehr als eine Warnung erhalten, die nur sagt: „Dieses Produkt ist nicht lizenziert“.
Anstatt sich auf die Programme selbst zu verlassen, können Sie eine externe Lösung verwenden, um Verlängerungstermine zu verfolgen.
Unabhängig davon, wie Sie Ihre Lizenzverlängerungsdaten organisieren, sollten Sie Ihr System auch auf Nicht-Microsoft-Produkte anwenden. Dies bereitet Sie auf weitere mögliche Lizenzprüfungen vor und hilft Ihnen, Ihre Organisationsstrategie zu optimieren und Zeit zu sparen.
3. Automatisieren Sie Ihre IT-Ressourcenverwaltung
Seien wir ehrlich: IT-Ressourcenverwaltung ist kompliziert. Zwischen Hardware und Software kann es unmöglich erscheinen, jede Lizenz im Auge zu behalten. Die Komplexität nimmt tendenziell mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zu. Große und kleine Unternehmen sollten in Erwägung ziehen, so viele Aspekte ihrer IT-Abteilungen wie möglich zu automatisieren.
IT-Ressourcenverwaltungist zum Industriestandard geworden. Beispielsweise schlägt Microsoft selbst die Automatisierung als Vorbereitung für seine Lizenz-Audits vor. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass die Automatisierung eine einfache Möglichkeit ist, kleinere Aufgaben zu erledigen, die sonst durch die Ritzen rutschen könnten.
Eine Aufgabe, die Sie möglicherweise dem Tempomaten auferlegen möchten, besteht darin, Mitarbeiter mit der von ihnen verwendeten Software zu verknüpfen. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, welche Software aktiv genutzt wird und welche Sie sicher aus dem Verkehr ziehen können. Die Reduzierung der Gesamtzahl der Lizenzen kann die Prüfungsvorbereitungen vereinfachen.
Eine weitere Möglichkeit, Automatisierung für die Vorbereitung zu nutzen, ist die Verwendung eines automatisierten Service Desk zur Unterstützung der Ressourcenerkennung.
Dieser Vorgang kann Sie auf die gesamte Hardware aufmerksam machen, die derzeit von Ihrem Unternehmen verwendet wird. Wenn Sie diese Daten mit den Ergebnissen einer Softwareinventur kombinieren, haben Sie eine vollständige Aufzeichnung der potenziellen Orte, die Microsoft inspizieren kann. Eine organisierte Zusammenfassung kann auch helfen, wertvolle zukünftige Upgrades zu erleichtern.
Schlussfolgerung
Microsoft Lizenz Compliance Audits können jederzeit stattfinden. Da selbst die versiertesten Techniker überrascht werden können, ist Vorbereitung entscheidend. Glücklicherweise können Sie sich auf Erfolg einstellen, indem Sie organisatorische Routinen in Ihren Alltag integrieren.
In diesem Artikel haben wir drei Tipps behandelt, die Ihnen helfen, sich auf ein Microsoft-Lizenzaudit vorzubereiten:
- Führen Sie häufige Bestandsaufnahmen Ihrer Software.
- Bleiben Sie auf dem Laufenden der Lizenzverlängerungen.
- Nutzen Sie Automatisierung, um die Ressourcenverwaltung zu vereinfachen.