La gestion des actifs par les équipes informatiques consiste principalement à effectuer le suivi du matériel physique qui constitue votre infrastructure, ainsi que des appareils mobiles et des machines virtuelles. Ces dernières années, la gestion des actifs informatiques a connu une forte croissance pour inclure les licences logicielles et les abonnements Cloud, de sorte que les entreprises peuvent bénéficier d’une vue d’ensemble complète de tout ce qu’elles détiennent ou de ce dans quoi elles ont investi dans le cadre de leur infrastructure informatique. Que vos actifs professionnels soient des photocopieuses et des imprimantes, des voitures de société ou des chaises de bureau, toutes ces choses doivent être enregistrées dans le cadre des processus d’approvisionnement, de gestion des infrastructures et de comptabilité. Auparavant, cet enregistrement était réalisé manuellement dans des feuilles de calcul. Mais aujourd’hui, les outils et programmes logiciels peuvent simplifier cette tâche et la rendre plus rapide et moins stressante.
Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques ?
La gestion des actifs informatiques est fondamentalement une pratique de gestion des entreprises. Elle implique une révision complète et continue de tous les actifs de l’inventaire d’une entreprise et des décisions liées à leur approvisionnement et à leur utilisation. Les équipements et licences informatiques peuvent coûter cher, et la gestion des actifs informatiques consiste essentiellement à s’assurer que l’équipe informatique et ses équipements sont bien gérés et respectent un budget raisonnable. La plupart des logiciels de gestion des actifs informatiques sont conçus autour des cycles de vie des actifs, dont la planification et l’acquisition, le déploiement, l’utilisation, la maintenance ou les mises à niveau, et le démantèlement et le retrait en fin de vie. Lorsqu’elle est menée correctement, la gestion des actifs informatiques donne la visibilité et le contrôle nécessaires sur les actifs informatiques, ce qui permet de s’assurer que les budgets des équipes informatiques sont respectés. Avec la gestion des actifs informatiques, vous savez si vous respectez ou dépassez les capacités en termes d’équipements par rapport à vos besoins. Vous pouvez également améliorer l’utilisation de vos actifs en gardant un œil sur ce que vous avez, en observant comment les différents actifs sont utilisés et en mettant à niveau les équipements ou en les vendant lorsque cela est nécessaire. Grâce à ses mesures, les entreprises peuvent potentiellement réduire leurs budgets matériels et logiciels, en supprimant les éléments inutiles ou en refusant de renouveler un logiciel sous-performant l’année suivante. Les processus de gestion des actifs informatiques jouent également un rôle dans les mesures de conformité, notamment celles relatives aux exigences d’audit et aux obligations réglementaires. Lors d’un audit ou d’un contrôle réglementaire, les outils et enregistrements de gestion des actifs informatiques permettent de montrer que les actifs appropriés sont en place pour assurer la protection des données, que les mesures de sécurité des informations fonctionnent et que l’entreprise développe ses capacités pour promouvoir la stabilité, les performances et la sécurité des données critiques. Enfin, les données collectées via les processus de gestion des actifs informatiques peuvent être utilisées par les équipes financières et comptables pour distinguer les coûts des projets par équipe, et pour aligner les coûts des actifs informatiques avec les services fournis. Cela permet de profiter d’une meilleure gestion des budgets et d’une meilleure responsabilité financière, ce qui peut promouvoir la stabilité financière de votre organisation. La gestion des actifs informatiques fait partie du processus plus large de gestion des services informatiques, qui consiste à créer ou concevoir, gérer, fournir et assurer le support des services informatiques à l’échelle de l’entreprise.
Trouver l’outil approprié
De nombreux logiciels orientés vers la gestion des actifs informatiques ont plusieurs fonctions principales, comme le support technique et la gestion des actifs. Souvent, les équipes informatiques ont besoin de résoudre les problèmes des utilisateurs. Elles peuvent également devoir se reporter aux inventaires pour affecter une ressource, vérifier la date d’expiration d’une licence logicielle, ou déterminer si un matériel arrive en fin de vie.
De nombreux outils incluent également des ensembles d’outils plus larges, comme la surveillance réseau, la surveillance des serveurs et des applications, et les outils d’analyse et d’optimisation Wi-Fi. Certains sont des outils distincts qui peuvent se connecter les uns aux autres, alors que d’autres fonctionnent dans le cadre d’une plate-forme plus large. Lorsque vous évaluez ce qui convient le mieux à votre entreprise, vous devez prendre en considération les outils dont vous disposez, le budget, la portée et la capacité. Vous n’avez aucun intérêt à acheter des outils dont la capacité est largement supérieure à ce dont vous avez besoin, car cette capacité excessive ne sera pas utilisée et vous payerez plus que nécessaire. Vous devez également réfléchir au mode d’achat, c’est-à-dire un achat unique ou un abonnement avec, par exemple, le support mensuel. Prenez en considération les points forts de chaque outil, puis comparez-les à ce qui compte le plus pour vous dans votre entreprise. Par exemple, si un outil offre d’importantes fonctions de support technique, mais que vous vous préoccupez de la gestion de la sécurité des actifs, vous devriez peut-être vous tourner vers un autre outil. Et si vous voulez des systèmes d’assistance et de tickets en plus de la gestion des actifs et de l’optimisation du réseau, vous ne voulez pas d’un outil avec d’importantes fonctionnalités de gestion de réseau mais peu de fonctions de tickets et services.
Liste des meilleurs logiciels de gestion des actifs
Plusieurs solutions de gestion des actifs sont disponibles sur le marché. Certaines associent des outils de gestion des actifs informatiques et des outils d’assistance, alors que d’autres sont des outils de gestion des actifs informatiques autonomes. Les produits répertoriés ci-après ont tous des points forts. Une fois que vous avez déterminé ce qui convient à votre entreprise, regardez si un essai gratuit est disponible.
SolarWinds® Web Help Desk® (WHD) est l’un de mes outils préférés dans cette catégorie, car il offre un très grand nombre de fonctionnalités pour la gestion des actifs et encore plus d’outils pour le dépannage, les tickets et l’assistance pour les utilisateurs. WHD comprend un système unifié de génération de tickets, de gestion des actifs, de gestion des modifications et de gestion des connaissances, qui en fait l’un des incontournables pour les équipes informatiques dans leurs tâches de gestion de première ligne et de l’infrastructure. En ce qui concerne l’assistance, les outils de gestion des tickets de WHD sont largement automatisés, pour vous éviter de faire des erreurs sans devoir passer par des processus manuels fastidieux. Vous pouvez facilement créer des tickets, les affecter aux membres de l’équipe de support, et les acheminer et les faire remonter, le cas échéant. Vous pouvez aussi facilement associer les demandes de service entre elles lorsqu’elles portent sur le même projet informatique, ou lorsque plusieurs tickets sont émis pour un même problème. Cela permet d’éviter que le processus de résolution ne devienne chaotique et confus. WHD inclut également de nombreux outils conçus pour aider les équipes informatiques à gérer les actifs matériels et logiciels et à obtenir la visibilité et le contrôle nécessaires de l’infrastructure. Par exemple, il inclut des outils de découverte des actifs, de maintenance des inventaires et de génération de rapports. Vous pouvez découvrir les systèmes en fonction du sous-réseau ou de la plage d’adresses IP, et vous pouvez planifier les processus de découverte pour vérifier l’inventaire régulièrement. L’outil peut collecter une grande quantité d’informations sur chaque appareil qu’il découvre ; il place ensuite ces informations dans un répertoire centralisé des détails des actifs. Vous pouvez même associer des détails d’actifs aux demandes de services, pour voir quels actifs ont un long historique de demandes de services et de problèmes. En outre, WHD permet de planifier les vérifications des actifs, pour surveiller les actifs qui ont été récemment examinés suite à des problèmes et ceux qui ne l’ont pas été. Le système d’alerte permet de vous prévenir si un actif n’a pas été fourni ou est manquant. Les bons d’achat, commandes de pièces et processus de facturation des actifs peuvent également être gérés via WHD. Les rapports d’actifs peuvent être générés pour afficher des informations sur le statut, l’intégrité, l’achat et la garantie des actifs, et pour identifier les actifs problématiques ou présentant des garanties à expiration. Vous pouvez intégrer WHD à d’autre outils SolarWinds, tels que SolarWinds Network Performance Monitor, SolarWinds Server & Application Monitor et Dameware® Remote Support. En l’associant à ces outils, vous pouvez créer une solution de gestion et de support informatique complète. WHD offre un essai gratuit de 14 jours maximum, disponible via le site Web SolarWinds.
Autre logiciel utile de SolarWinds, Service Desk est un outil de gestion des services informatiques conçu pour aider les entreprises à gérer les services et les demandes de service, ainsi que pour la gestion des incidents et des actifs. À titre de comparaison, WHD (présenté ci-dessus) est un modèle sur site, alors que Service Desk suit un modèle SaaS. Service Desk est une offre basée sur le Cloud qui fournit des outils permettant de gérer les modifications et les services ITIL. En ce qui concerne la gestion des actifs, Service Desk a des outils qui vous permettent de visualiser l’intégralité du cycle de vie de chacun de vos actifs et de consolider les informations de vos actifs dans un emplacement unique. Il comprend des outils de détection des risques qui montrent quelles licences logicielles sont activement utilisées parmi celles que votre organisation a achetées, et lesquelles ne sont pas utilisées. Vous pouvez facilement aligner vos contrats et licences avec vos actifs matériels et logiciels, pour garder une trace des dates d’expiration, des cycles de vie des actifs et des dates de renouvellement. Service Desk regroupe des outils de gestion des services, notamment des outils de routage des tickets, d’identification des problèmes prioritaires et d’automatisation des tickets. Avec SolarWinds Service Desk, vous pouvez allouer des catégories et sous-catégories de tickets pour prendre en charge une résolution plus rapide des problèmes selon leur priorité et leur besoin. Les tickets peuvent être collectés par e-mail, par téléphone ou en personne, et les demandes sont intégrées dans un emplacement unique, pour une visibilité complète. Des « suggestions intelligentes » permettent de rationaliser le processus de génération de tickets en aidant les utilisateurs à effectuer leurs demandes de la façon la plus claire et efficace possible. Tout comme SolarWinds WHD, Service Desk offre un essai gratuit, disponible via le site Web SolarWinds et valable pendant 30 jours maximum.
ManageEngine AssetExplorer est un autre outil utile. Il s’agit principalement d’un logiciel de gestion des actifs, sans outil de support technique ou de génération de tickets. Il peut gérer les actifs depuis la phase de planification jusqu’à leur fin de vie. AssetExplorer comprend des outils robustes de découverte des actifs, qui assurent la découverte et la surveillance de vos actifs matériels et logiciels. Une fois le processus de découverte terminé, il regroupe vos actifs en catégories, qui comprennent les actifs informatiques et non informatiques, les composants et les logiciels. Vous pouvez également organiser les actifs vous-même par type de produit ou nom de produit, ajouter des détails à ces listes, notamment le prix, le fournisseur et la période de garantie. En outre, la fonctionnalité de base de données de gestion des configurations de l’outil vous permet d’établir les relations entre divers actifs. Vous pouvez ainsi facilement déterminer les dépendances et assurer la stabilité de l’infrastructure lorsque vous avez besoin d’apporter une modification ou de suivre le processus de dépannage. En ce qui concerne les actifs logiciels, AssetExplorer fournit une visibilité complète de vos licences logicielles. Il fournit des informations sur le nombre de licences achetées, les installations et les licences restantes pour lesquelles le logiciel n’est pas installé. Il peut également détecter les logiciels sans licence ou illégaux, ce qui permet de mettre en avant les menaces de sécurité auxquelles votre réseau a pu être exposé. Les outils de contrôle à distance d’AssetExplorer permettent de prendre le contrôle des actifs et de les gérer à distance, ce qui améliore votre capacité à effectuer la maintenance lorsqu’elle est nécessaire. Enfin, le logiciel peut générer des rapports complets sur des mesures personnalisées ou prédéfinies, et permet de planifier la génération de rapports réguliers pour être certain de ne rien manquer. AssetExplorer offre une version gratuite avec une limite de 25 nœuds pour les utilisateurs. Vous pouvez également accéder à une version d’essai gratuite de 30 jours pour la version professionnelle, limitée à 250 nœuds.
Tout comme SolarWinds WHD et Service Desk, Alloy Navigator Enterprise est un outil de support informatique avec logiciel de suivi des actifs. Vous pouvez utiliser Alloy Navigator pour suivre, gérer et optimiser le processus de gestion des actifs de l’approvisionnement au retrait, et améliorer la prise de décision grâce à une meilleure compréhension de votre environnement informatique et de vos actifs. Alloy Navigator permet d’automatiser une bonne partie du processus de gestion des actifs, allégeant ainsi vos tâches informatiques quotidiennes. Il comprend des outils qui permettent de récupérer des licences logicielles non utilisées, afin de ne pas dépenser plus que nécessaire. Il peut également vous aider à détecter les renouvellements automatiques et à les annuler le cas échéant, afin que vous ne payiez pas pour le renouvellement de logiciels que vous n’utilisez pas. De plus, Alloy Navigator vous aide à gérer vos licences logicielles selon les exigences de conformité, afin d’éviter des violations ou autres problèmes. Vous pouvez examiner l’historique d’incidents et les enregistrements de maintenance de chaque actif. Vous pouvez ainsi identifier plus facilement les actifs problématiques et les opportunités d’essai d’un autre logiciel si vous en utilisez un qui entraîne de nombreuses demandes de tickets. Il peut également fournir des informations sur les contrats de garantie, afin de comparer les historiques d’incidents avec les garanties et de contacter les fabricants si un problème survient pendant la période de garantie et conformément aux conditions de cette dernière. Alloy Navigator peut faciliter la gestion et la réservation des équipements, qui peut être effectuée par les utilisateurs sur un portail en libre-service. Les notifications électroniques permettent aux utilisateurs de savoir quand ils doivent rendre les équipements, et leur utilisation est suivie pour en garantir le retour. Comme AssetExplorer, Alloy Navigator comprend une base de données de gestion des configurations pour fournir une visibilité des relations entre les différents actifs. Une version de démonstration gratuite d’Alloy Navigator Enterprise est disponible sur demande.
5. LANsweeper
LANsweeper est un outil de découverte et de gestion des actifs qui vous permet de découvrir les actifs de votre réseau sans installer de logiciel sur vos machines. Il analyse votre réseau pour trouver les informations relatives aux actifs, en déterminer les caractéristiques techniques et vous montrer quels logiciels sont installés, avec les informations utilisateur. Dans le cadre du processus de découverte, il peut analyser des appareils Mac, Linux et Windows. Vous pouvez également le configurer pour suivre les actifs qui ne sont pas encore connectés au réseau ou qui ont été connectés au réseau mais sont à présent déconnectés. LANsweeper développe et maintient un inventaire centralisé de vos actifs, que ce soient des logiciels, du matériel ou des actifs utilisateur. Cet inventaire fournit des informations sur les actifs détenus par votre entreprise, où ils se trouvent, quels utilisateurs y ont accès et qui les utilisent actuellement. Avec un inventaire centralisé, vous pouvez facilement tout voir dans une seule vue, et bénéficiez ainsi d’une image globale de votre environnement informatique en un clin d’œil. Pour collecter des informations sur les actifs matériels, vous pouvez configurer LANsweeper pour qu’il effectue une analyse par plage d’adresses IP, ou définir les serveurs à analyser. Il collecte les informations des ordinateurs et de leurs composants, et vous pouvez le configurer pour qu’il analyse votre réseau régulièrement, automatisant le processus autant que possible. Pour chaque appareil, il peut collecter les informations sur le processeur, la carte graphique, la carte mère, le fabricant, le numéro de série, etc. Vous pouvez ensuite générer des rapports matériels basés sur ces informations, organisés par type d’appareil, fabricant ou quantité de mémoire, entre autres. LANsweeper peut identifier les logiciels installés sur chaque appareil et envoyer des alertes par e-mail lorsque de nouveaux logiciels sont installés. Comme pour les actifs matériels, LANsweeper établit un inventaire de vos actifs logiciels, avec une analyse régulière ou à la demande. Vous pouvez également identifier les logiciels non autorisés pour qu’ils ne soient pas utilisés ou qu’ils soient soumis à une analyse de sécurité supplémentaire. En outre, LANsweeper analyse les licences et vous aide à gérer leur conformité à des fins d’audit informatique. L’analyse permet de déterminer la quantité de chaque licence dont votre entreprise a besoin. LANsweeper compare ensuite cette quantité au nombre de licences détenues afin de déterminer si vous avez trop ou trop peu de licences. Vous pouvez essayer LANsweeper gratuitement pour un maximum de 100 actifs. Pour un nombre illimité d’actifs, vous pouvez acheter la version Enterprise. Des démonstrations sont disponibles sur le site Web LANsweeper.
6. SysAid
SysAid est un logiciel de gestion d’inventaire informatique avec des outils de service d’assistance et de gestion d’actifs. À des fins de gestion des actifs, SysAid effectue une analyse pour déterminer tous les actifs de votre réseau. Il collecte ensuite les informations de ces actifs, notamment les logiciels installés sur chaque actif et les composants matériels (processeur, RAM, disque dur, etc.). Vous pouvez également ajouter la garantie du matériel, le fabricant et les informations de maintenance à chaque actif physique. Les modifications apportées aux composants logiciels ou matériels sur le réseau sont consignées dans un « journal d’activité des actifs », pour que vous puissiez réviser ces modifications. À des fins de gestion des incidents, le journal des modifications est utile pour identifier les modifications qui peuvent être la source de problèmes ultérieurs. Pour chaque actif, vous pouvez afficher l’historique des services pour voir s’il a rencontré de nombreux incidents ou problèmes par le passé. Vous pouvez également afficher tous les tickets actifs et résolus. Vous pouvez identifier les problèmes récurrents sur un actif et créer des enregistrements de ces problèmes à l’aide d’outils d’assistance SysAid. Vous pouvez utiliser le catalogue du fabricant SysAid pour gérer les contrats et les relations professionnelles associées à vos actifs. Chaque actif peut être associé au fournisseur pertinent dans le catalogue, ce qui vous permet de facilement acheter des actifs ou renouveler une licence lorsqu’elle arrive à expiration. Vous pouvez également suivre ces licences tout particulièrement, par exemple pour déterminer le nombre de licences achetées, et configurer les alertes pour vous indiquer quand le nombre d’installations dépasse le nombre de licences détenues. Cela vous permet également de savoir si vous avez des licences inutilisées qui vous coûtent de l’argent inutilement. Enfin, les outils d’assistance SysAid incluent un processus de gestion automatique des tickets et un portail en libre-service, qui permet aux utilisateurs d’envoyer leurs tickets, de discuter avec le personnel d’assistance et de suivre l’historique de leurs tickets. Vous pouvez essayer SysAid pendant 30 jours gratuitement.
Le dernier outil de gestion des actifs informatiques payant de ma liste est InvGate Assets. Cet outil a une approche centralisée et automatique de l’inventaire de vos actifs, dont le matériel informatique et les logiciels. Il crée cet inventaire à l’aide d’utilitaires de découverte de réseau, de la découverte basée sur un agent et de sources tierces. En outre, InvGate Assets permet de surveiller les modifications apportées à votre base d’actifs, dont les logiciels, le matériel et les licences. Toutes les modifications sont suivies en temps réel, ce qui permet d’identifier plus facilement toute modification non autorisée ou inattendue. L’enregistrement InvGate des licences logicielles indique l’expiration, l’allocation et la valeur des licences, ce qui vous permet d’optimiser et de gérer vos actifs logiciels. Vous pouvez prendre de meilleures décisions relatives aux achats et à la planification des actifs grâce à une image claire de la situation de vos licences. En plus de ces informations, InvGate Assets fournit des informations sur les contrats d’entreprise, dont les cycles de vie des produits, les garanties et les données financières. D’autres fonctionnalités utiles d’InvGate Assets incluent le poste de travail distant, la découverte du réseau, la mesure d’utilisation des logiciels et le déploiement des logiciels. Outre Assets, InvGate propose un outil appelé Insights, avec des fonctions de surveillance des actifs plus larges que la gestion des actifs informatiques. Alors qu’InvGate Assets vous aide à tirer au mieux profit de vos investissements informatiques, InvGate Insights s’étend à la normalisation des logiciels et à la préparation d’une base de données de gestion des configurations. Si vous voulez un service ou une solution d’assistance, InvGate propose également un autre outil. Vous pouvez essayer InvGate Assets gratuitement pour un maximum de 30 jours.
8. Spiceworks IT Asset Management
Si vous recherchez un logiciel de gestion des actifs gratuit, Spiceworks IT Asset Management est une bonne option. Ses trois principales fonctions sont l’inventaire des actifs, la gestion des actifs et la génération de rapports. En termes de création d’inventaire, Spiceworks peut utiliser votre réseau pour découvrir vos actifs, puis collecter des informations détaillées les concernant et les organiser en catégories. Cela s’applique principalement aux actifs physiques, comme les postes de travail et les serveurs, les routeurs, les commutateurs, les imprimantes et les appareils mobiles. Spiceworks inclut un outil de vérification des installations et licences logicielles, qui contribue à l’audit et à l’alignement avec les exigences de conformité. Il peut également détecter et surveiller vos services Cloud, ce qui vous permet de les gérer tous à partir d’un emplacement centralisé. L’inventaire des services Cloud vous permet de voir lesquels sont utilisés. Enfin, vous pouvez générer des rapports avec Spiceworks. Ceux-ci peuvent être rapidement et facilement générés et personnalisés pour respecter les différentes exigences et les audits de conformité. Un outil gratuit peut être utile dans de nombreux cas, en particulier pour les petites entreprises qui souhaitent essayer la fonctionnalité de gestion des actifs. Cependant, les grandes entreprises ont besoin de beaucoup plus de fonctionnalités, nécessitant donc un outil premium. Spiceworks IT Asset Management peut être téléchargé gratuitement sur le site Web Spiceworks.
Conclusion : les meilleurs logiciels de gestion des actifs
La gestion des actifs informatiques n’est pas la tâche la plus prestigieuse qui soit, mais elle joue un rôle important pour les fonctions d’entreprise essentielles et dans le cadre du processus plus large de gestion des services informatiques. La surveillance de vos actifs informatiques est essentielle pour la gestion financière, la sécurité des données, la gestion des licences logicielles et la planification des capacités matérielles. Heureusement, une large gamme d’outils est disponible pour vous aider à mener à bien la gestion des actifs informatiques pour votre moyenne ou grande entreprise. Les outils que je recommande sont SolarWinds Web Help Desk ou SolarWinds Service Desk, car l’un comme l’autre peuvent fournir un ensemble d’outils complet pour répondre à vos besoins de solutions de gestion des actifs informatiques. Ces solutions de gestion des actifs s’intègrent facilement aux autres outils SolarWinds via Orion® Platform, permettant la surveillance du réseau et des serveurs, la gestion des droits d’accès et d’autres tâches de gestion informatique. Les deux outils proposent une version d’évaluation gratuite entièrement fonctionnelle. Familiarisez-vous avec la liste ci-dessus pour trouver un produit qui fonctionne pour votre entreprise et tirer profit de la simplification de la gestion des actifs informatiques pour votre équipe informatique.